preguntas

CUESTIONARIO DE ARCHIVONOMIA

1._ ¿Cuáles son los elementos que integran los archivos?
Local, mobiliario y equipo, documentación y personal.

2._ ¿Cuál es el más importante de los elementos que integran un archivo y porque?
La documentación porque en se integran todos los archivos además de que su contenido es fundamental.

3._ ¿Cuál es el principio que rige la selección del local, para un archivo?
Las condiciones del local debe n buscarse la funcionalidad o la adaptabilidad del local. Además del área ideal en forma rectangular y desechar la anchura.

4._ ¿cuáles son las características que debe reunir el local destinado a los archivos?
Área suficiente de forma, rectangular y desechar la de escasa anchura y mucha longitud o una serie de pequeñas superficies de forma irregular.
Área: determinación del lugar y superficie con la que cuenta el local.
Principales enemigos de los documentos: el incendio y la humedad de tal manera que garantizan a los documentos de correr estos peligros y sus condiciones de instalaciones, construcción y situación.
Orientación: adecuada es hacia el sur, después al oriente o al poniente y la más conveniente es al norte.
Iluminación: la natural es la mejor y en el caso de la artificial esta debe ser suficiente, sin reflejos y sin sombras y con buena difusión de la luz lo que se logra con una buena distribución simétrica.


Temperatura y ventilación: no es simple cuestión de higiene, pues en la actualidad tienen íntima relación con el rendimiento eficiencia de los empleados además de que influyen en la conservación de los documentos.
Decoración: debe evitar todo aquello que favorezca la acumulación del polvo para emplear materiales que reúnen las condiciones ideales de color y facilidad de limpieza.
Instalaciones accesorias: debe presentar un taller de encuadernación y uno de fotografía, además de los vestuarios tocadores y sanitarios indispensables.
Mobiliario y equipo: los muebles más importantes e imprescindibles en el archivo: son tres; el archivero, el tarjetero y el estante.
Archivero: es un mueble seleccionar metálico de 1,2,3,4,5 o 6 gavetas o cajones, los hay de colores diversos ya que existen verde olivo, caoba o gris en general los más utilizados son de 4 o 5 gavetas.
Gaveta: tiene en sus paredes laterales exteriores, la parte del mecanismo de suspensión y deslizamiento correspondiente a la otra parte del propio mecanismo, adosa a la estructura interna el archivero. Es necesario hacer énfasis de este mecanismo.
Estante: es un mueble de estructura mecánica de longitud y altura variables de conformidad con lo local: está compuesto de “pies-derechos” y entrepaños; los primeros están dispuesto verticalmente y los segundos horizontalmente.
Tarjeteros: son clasificadoras de tarjeta de de los catálogos es semejante a la gaveta de los archivos pero reducida en su tamaño ya que en el interior tiene 127x76mm.que son las dimensiones más usadas en las tarjetas de cedulas de catalogación.
Otros muebles: las cajas archivadoras y pastas o tobillos archivadoras son indispensables.

5._ ¿Cuál es el objetivo primordial de los archivos?
Los documentos o documentación.

6._ ¿Cuáles son las grandes ramas en que se divide la documentación?
Bibliografía, biblioteconomía, enciclopedia, archivística y museografía.

7._ ¿Cómo se genera u origina los documentos?
Se origina por una parte llamad correspondencia (según la academia de la lengua) y por otra parte en multiplicidad de documentos muy diversos que generan las propias oficinas.

8._ ¿Cuáles son los requisitos que debe reunir un archivista?
Dominio completo de lo referente a la clasificación, catalogación, formación de expedientes, manejo, conservación y control de los documentos.
9._ ¿Cuáles deben ser las principales cualidades del archivista?
Cualidades de integridad, solvencia moral, reconocida honradez y discreción absoluta

10._ ¿Cuáles son las reglas de higiene que deben observarse en los archivistas?
Los documentos deben ser motivo de constante, limpieza para evitar el polvo y sus consecuencias; hay que someterlas a fumigaciones y abolir; estrictamente, la practica viciosa de humedecer con saliva o esponja.

preguntas de archivonomia

PREGUNTAS DE  ARCHIVONOMÍA

Parte I

I._ ¿con qué nombre se designa el trabajo de oficina, en las instituciones moderas?

R: sistema de nervioso

2._ ¿Qué objeto tiene el trabajo de la oficina?

R: Infornacion de archivo

3._ ¿De qué naturaleza son las labores de la oficina?

R: Esta el de información del archivo que es factor importante en el desenvolvimiento de las instituciones públicas o privadas

4.-_ ¿Qué clase de medidas puede tomar la dirección, cuando cuenta con la información necesaria? Enumere algunas

R: Antes de tomar cualquier decisión es indispensables contar con la información necesaria, y es así como puede la dirección, en el momento oportuno.

*Dictar las medidas para incrementar la producción.

*Reducir costos.

*Estimular al personal.

*Adquirir las materias primas.

*Despachar los pedidos.

*Conservar el alto nivel las relaciones con terceras o entidades.

*Conceder los créditos

*Mejorar los servicios

5._ ¿En donde serán manejados ordenadamente los múltiples documentos que elabora una oficina?

R: En los archivos con la finalidad de proporcionar la información

6._ ¿Que funciones tiene la documentación de los archivos?
R: En su aspecto informativo, tiene una múltiple función: historia, analítica, previsora y supervisora.

7._ ¿Que similitud existe entre el “archivo” y la “memoria”?

R: Que esto permite asegurar que el archivo es a las instituciones, lo que la memoria a la inteligencia humana.

8._ ¿Que elementos requiere el ordenado manejo de los documentos?

R: Prácticos, racionales o de bondad indiscutible requieren, sin excepción, la presencia de personal técnicamente preparado en distintos grados.

9._ ¿Que finalidades persigue la enseñanza de la Archivonomía?

R: es la adquisición de los conocimientos sobre ella mismas y la uniformización de los sistemas y métodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos.

ParteII

I._ ¿De qué se ocupa la Archivonomía?

R: Se ocupa o refiere a la administración de los archivos, que comprende la planeación, la organización, la integración, la ejecución y el control de los mismos.

2._ ¿Qué significa cada uno de los siguientes aspectos que comprende la administración de los archivos?

PLANEACIÓN: Las metas o finalidades, las ideas y doctrinas los planes y normas generales.

ORGANIZACIÓN: Representa por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecución para la conexión y coordinación, sistemática y metódica, los elementos que constituye los archivos para satisfacer sus fines eficiente.

INTEGRACIÓN: Con apoyo en lo anterior, pone en armonía cooperación aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento.

CONTROL: Como instrumento de medición y corrección de lo planeado, de lo organizado, de lo dirigido, y de las tareas y su ejecución.

3._ ¿Cómo se ha formado el término Archivonomía?

R: Como expresión de la organización y administración de los archivos, es un neologismo formado (a semejanza de la voz biblioteconomía).

4._ ¿Qué significado tiene los siguientes términos?
ARCHIVAR: La acción de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los procedimientos que señala los sistemas y los métodos.
ARCHIVISTA: El que tiene a su cargo un archivo o que, como técnico en la materia, interviene o trabaja en los archivos.
ARCHIVERO: Mueble archivador seccional destinado o contener los documentos, facilitando su manejo y conservación.

Parte III

I._ ¿Qué es un archivo central?

R: Son unidades de servicio que, concentrado toda la documentación de una institución, atiende a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias. Existe un solo archivo, se forma un expedienté único para cada asunto o negocio, con la documentación formulada por la tramitación hecha por las diversas dependencias. Es la más amplia, económica y eficaz formación documentaria.

2._ ¿Cualés son las características del archivo local?

R: Se localiza en cada dependencia de la institución y, por consecuencias, se forman tantos expedientes como intervenciones hagan aquellas en la tramitación de un asunto o negocio.

3._ ¿Cual es el archivo que contiene toda clase de documentos?

R: Generales

4._ ¿Cual, el que contiene documentos de una misma especie o similares?

R: Los archivos parciales

a) archivos oficiales

b) archivos especiales

c) archivos particulares

5._ ¿Cuales son las divisiones de los archivos, por su destino?

a) archivos públicos

b) archivo privado

c) archivo secreto

6._ ¿Qué es archivo directo y qué archivo indirecto?

R: El directo son los que no requieren catálogos en la localización y consulta de expedición y el indirecto contrarios a los anteriores, requieren del auxilio y precisión de los catálogos para la localización y consulta de los expedientes.

7._ ¿Cuando se denomina a un archivo cualitativo y cuando cuantitativo?

R: El cuantitativo son de gran volumen en su documentación y el cualitativo son de gran calidad en su documentación y por consecuencia requieren de la aplicación máxima de las técnicas de archivo.

8._ ¿Cómo se divide el archivo, atendiendo a los signos empleados?

R: Por los archivos numéricos y alfabéticos

cuestionario de control y menejo de los archivos

SEP DGETA SEMS

CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLÓGICO AGROPECUAIO N°42

ECONÓMICO- ADMINISTRATIVO

FACILITADOR: C.P. HILDA GRACIELA PÉREZ PEREYRA
UNIDAD I: MANEJO Y CONTROL DEL ARCHIVO
NOMBRE DEL ALUMNO: ERIKA LÓPEZ SANTOS
I.-INSTRUCCIONES: CONTESTA DE MANERA CORRECTA LAS SIGUIENTES CUESTIONES.
1.- ENUMERE VARIOS DEPARTAMENTOS QUE PODRIAN EXISTIR EN UN NEGOCIO PARA FACILITAR LAS DIVERSAS FUNCIONES COMERCIALES.

Departamento de venta
Departameto de compras
Departamento de contabilidad
Departamento de recursos humanos
Departamento de almacén


2.-¿QUÉ ACTIVIDADES SE INCLUYEN EN UNA DEFINICION GENERAL DE MANEJO DE DOCUMENTOS?

Planear
Organizar
Integrar
Ejecutar
Controlar


3.-MENCIONA 5 DOCUMENTOS QUE SE ARCHIVAN EN UN DEPARTAMENTO DE VENTAS.

 Ventas a crédito
 Vales de almacén
 Entradas de mercacía
 Salidas de mercancía
 Lista de proveedores




4.- ¿POR QUÉ CADA DOCUMENTO MENCIONADO EN LA RESPUESTA 3 ES BÁSICO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO?
Con respecto a las ventas a contado se tendría cuanto a ingresado en efectivo al dia manejan. Y con respecto a las entas a credito sabemos cuantos clientes nos deben asi, como tambien, las entradas y salidas de almacén nos dan cuanto tenemos en el invetario. Con respecto a la relación de proveedores, si nos hace falta alguna mercancía en el almacén saben a quien de los proveeodres llamar o ocurir en el domicilio que viven .

5.-¿CUÁLES SON LAS ETAPAS EN EL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL?

Planeación
Elaboración
Utilización
Mantenimiento
Eliminación


6- DEFINA EL TÉRMINO “ARCHIVONOMIA”.´
Se ocupa o refiere a la administración de los archivos, que comprende la planeacion, la organización, la integracion, la ejecucion y el control de los mismos.

7.-MENCIONE 4 FUNCIONES DE UN ARCHIVISTA.
Dominio completo de lo referente a la clasificación, catalogación, formación de expedientes, manejo, conservación y control de los documentos, estos debe completarse con el conocimiento de la organización general y particular de la institución a la que preste su servicios, a un dado a una cultura general y especialmente en la aritmética , la geografía, la historia, su propio idioma y una lengua extranjera.

8.- EN QUE CONSISTE LA DIVISIÓN DE LOS ARCHIVOS.
Los archivos se divden y subdividen en :

1o. por su organización
a)archivos centrales:
b)archivos locales

2o. por sus asuntos
a) archivos generales
b) archivos parciales

3o. por la documentación que contienen:
a) archivos oficiales
b) archivos especilaes
c)archivos particulares

4o. por su destino
a) archivos públicos
b) archivos privados
c) archivos secretos

5o. por el método empleado en sumanejo:
a)archivos directos
b)archivos indirectos

6o. por la calidad o cantidad de documentos
a) archivos cuantitativos
b)archivos cualitativos

7o. por la asignatura empleada:
a)archivos numéricos
b)archivos alfabéticos

II. RESUELVA EN BASE A LOS CONOCIMIENTOS DE DIVISIÓN DE LOS ARCHIVOS E INTEGRACIÓN; LOS SIGUIENTES CASOS:
1. JUAN RODRÍGUEZ ES PROPIETARIO DE UNA ESTACIÓN DE GASOLINA EL LE DICE A SU AMIGO TOMAS QUE NO NECESITA MANTENER UN SISTEMA ORGANIZADO PARA GUARDAR SUS DOCUMENTOS. TOMAS AFIRMA QUE JUAN DEBERIA ESTABLECER UN SISTEMA DE ARCHIVO BIEN PLANIFICADO. ¿CON CUÁL ESTARÍAS DE ACUERDO Y, PORQUE?
Con Tomas ya que este tiene la razón, porque Juan debe tener en orden sus documentos para cualquier aclaración que necesite a su empresa, o ya sea que el mismo necesite alguna documentación sabe a donde recurrir con facilidad.
Y mantiene un buen control de los documentos y una organización adecuada de los mismos y si no perder mucho y estar realizando cada mes.


2. PATRICIA ROJAS QUIERE TRABAJAR EN LA COMPAÑÍA DE BIENES RAICES DE SU TIO. ELLA AFIRMA QUE NO VA A TOMAR UN CURSO DE MANEJO DE DOCUMENTOS PORQUE NO LE SERA UTÍL EN SU TRABAJO. ¿ESTA USTED DE ACUERDO CON ELLA? ¿PORQUE?
No,porque debe tener una capacitación para que sepa acomodar la documentación de la empresa y manejar todo tipo de documentación así mismo tener una excelente organización y buen control de lo documentos para que su trabajo se le facilite en todos los aspectos con relación a lo establecido.

cuestionario de manejo y control de documentos