cuestionario de control y menejo de los archivos

SEP DGETA SEMS

CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLÓGICO AGROPECUAIO N°42

ECONÓMICO- ADMINISTRATIVO

FACILITADOR: C.P. HILDA GRACIELA PÉREZ PEREYRA
UNIDAD I: MANEJO Y CONTROL DEL ARCHIVO
NOMBRE DEL ALUMNO: ERIKA LÓPEZ SANTOS
I.-INSTRUCCIONES: CONTESTA DE MANERA CORRECTA LAS SIGUIENTES CUESTIONES.
1.- ENUMERE VARIOS DEPARTAMENTOS QUE PODRIAN EXISTIR EN UN NEGOCIO PARA FACILITAR LAS DIVERSAS FUNCIONES COMERCIALES.

Departamento de venta
Departameto de compras
Departamento de contabilidad
Departamento de recursos humanos
Departamento de almacén


2.-¿QUÉ ACTIVIDADES SE INCLUYEN EN UNA DEFINICION GENERAL DE MANEJO DE DOCUMENTOS?

Planear
Organizar
Integrar
Ejecutar
Controlar


3.-MENCIONA 5 DOCUMENTOS QUE SE ARCHIVAN EN UN DEPARTAMENTO DE VENTAS.

 Ventas a crédito
 Vales de almacén
 Entradas de mercacía
 Salidas de mercancía
 Lista de proveedores




4.- ¿POR QUÉ CADA DOCUMENTO MENCIONADO EN LA RESPUESTA 3 ES BÁSICO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO?
Con respecto a las ventas a contado se tendría cuanto a ingresado en efectivo al dia manejan. Y con respecto a las entas a credito sabemos cuantos clientes nos deben asi, como tambien, las entradas y salidas de almacén nos dan cuanto tenemos en el invetario. Con respecto a la relación de proveedores, si nos hace falta alguna mercancía en el almacén saben a quien de los proveeodres llamar o ocurir en el domicilio que viven .

5.-¿CUÁLES SON LAS ETAPAS EN EL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL?

Planeación
Elaboración
Utilización
Mantenimiento
Eliminación


6- DEFINA EL TÉRMINO “ARCHIVONOMIA”.´
Se ocupa o refiere a la administración de los archivos, que comprende la planeacion, la organización, la integracion, la ejecucion y el control de los mismos.

7.-MENCIONE 4 FUNCIONES DE UN ARCHIVISTA.
Dominio completo de lo referente a la clasificación, catalogación, formación de expedientes, manejo, conservación y control de los documentos, estos debe completarse con el conocimiento de la organización general y particular de la institución a la que preste su servicios, a un dado a una cultura general y especialmente en la aritmética , la geografía, la historia, su propio idioma y una lengua extranjera.

8.- EN QUE CONSISTE LA DIVISIÓN DE LOS ARCHIVOS.
Los archivos se divden y subdividen en :

1o. por su organización
a)archivos centrales:
b)archivos locales

2o. por sus asuntos
a) archivos generales
b) archivos parciales

3o. por la documentación que contienen:
a) archivos oficiales
b) archivos especilaes
c)archivos particulares

4o. por su destino
a) archivos públicos
b) archivos privados
c) archivos secretos

5o. por el método empleado en sumanejo:
a)archivos directos
b)archivos indirectos

6o. por la calidad o cantidad de documentos
a) archivos cuantitativos
b)archivos cualitativos

7o. por la asignatura empleada:
a)archivos numéricos
b)archivos alfabéticos

II. RESUELVA EN BASE A LOS CONOCIMIENTOS DE DIVISIÓN DE LOS ARCHIVOS E INTEGRACIÓN; LOS SIGUIENTES CASOS:
1. JUAN RODRÍGUEZ ES PROPIETARIO DE UNA ESTACIÓN DE GASOLINA EL LE DICE A SU AMIGO TOMAS QUE NO NECESITA MANTENER UN SISTEMA ORGANIZADO PARA GUARDAR SUS DOCUMENTOS. TOMAS AFIRMA QUE JUAN DEBERIA ESTABLECER UN SISTEMA DE ARCHIVO BIEN PLANIFICADO. ¿CON CUÁL ESTARÍAS DE ACUERDO Y, PORQUE?
Con Tomas ya que este tiene la razón, porque Juan debe tener en orden sus documentos para cualquier aclaración que necesite a su empresa, o ya sea que el mismo necesite alguna documentación sabe a donde recurrir con facilidad.
Y mantiene un buen control de los documentos y una organización adecuada de los mismos y si no perder mucho y estar realizando cada mes.


2. PATRICIA ROJAS QUIERE TRABAJAR EN LA COMPAÑÍA DE BIENES RAICES DE SU TIO. ELLA AFIRMA QUE NO VA A TOMAR UN CURSO DE MANEJO DE DOCUMENTOS PORQUE NO LE SERA UTÍL EN SU TRABAJO. ¿ESTA USTED DE ACUERDO CON ELLA? ¿PORQUE?
No,porque debe tener una capacitación para que sepa acomodar la documentación de la empresa y manejar todo tipo de documentación así mismo tener una excelente organización y buen control de lo documentos para que su trabajo se le facilite en todos los aspectos con relación a lo establecido.